La organización de eventos como necesidad de comunicación

Como toda acción humana, la organización de un evento nace de una NECESIDAD, que puede ser de tipo social, empresarial o institucional. Independientemente del tipo que sea, la necesidad de organizar un evento es de carácter comunicacional. A través del evento las personas u organizaciones necesitan informar, enseñar, motivar, promocionarse, celebrar un acontecimiento, interactuar, conocer, conmemorar, transmitir un mensaje, establecer y fortalecer relaciones, etc.

Los participantes del evento

¿Quiénes participan en un evento? ¿Qué personas debemos tener en cuenta? ¿Qué función cumplen?  En este artículo definimos el QUIÉN, una de las 7 Q´s de los eventos.

Definiendo el evento

Es el momento de decidir cómo va a ser nuestro evento y cómo lo vamos a llevar a cabo, es decir, de qué manera vamos a escenificar nuestros objetivos y con qué recursos lo vamos a hacer. Es la etapa de creatividad en la que construimos la idea del evento, definiendo su contenido, formato, escenografía, ambientación…

Elegiendo el lugar del evento

¿Dónde vamos a celebrar el evento? ¿En qué país? ¿En qué cuidad? ¿En qué recinto? Presentamos las claves para elegir el lugar que más se adapte a nuestro evento.

Cómo elegir un proyector: Características técnicas que determinan la elección del proyector

Podemos elegir el proyector más adecuado para nuestro evento en función de sus especificaciones técnicas, que describimos en este artículo: resolución, luminosidad, contraste, tipo de lámpara, tecnología y ruido.

Razones por las que organizar un evento

El motivo por el cual celebramos un evento encuentra su origen en los propios objetivos y necesidades de la empresa o entidad que lo promueve.

En una empresa o institución, la organización de eventos se engloba dentro de una campaña de comunicación enfocada a conseguir unos objetivos determinados. Por ejemplo, si nuestra empresa tiene como objetivo aumentar las ventas, éste sería un motivo para participar en una feria o celebrar un evento promocional.

Establecer los objetivos del evento es lo primero

Los objetivos del evento determinan qué queremos conseguir y para qué. Hablamos de la finalidad por la cual vamos a organizar el evento. Antes de empezar a armar el evento, debemos especificar y describir los objetivos.

Tipos de eventos según su carácter

El tipo de evento se elige en función a la finalidad el mismo y su naturaleza. Según su naturaleza, el evento puede ser profesional o empresarial, institucional o político, social, deportivo, cultural, académico, religioso, militar o internacional.

Es necesario tener en cuenta que las características de cada evento son muy diferentes y que cada uno de ellos lleva un esquema de organización diferente.

Clasificación de los eventos

El punto de partida en nuestro plan de organización consiste en determinar el tipo de evento que vamos a organizar. Existen muchas clases de eventos y es fundamental diferenciarlos y conocer sus características particulares. El tipo de evento que organicemos va a definir un esquema de organización determinado.

Primeros pasos para organizar un evento

La organización de eventos suele comenzar con una cierta sensación de desorientación al no saber por dónde empezar y cómo arrancar. Al principio, nos encontramos en medio de un mar de ideas que parecen difíciles de ordenar y encajar.

Sin embargo, es posible organizar y desarrollar estas ideas a través de una metodología que permita ir definiendo y resolviendo aspectos de manera ordenada y coordinada. Es difícil establecer una secuencia lineal de las fases de organización cuando algunas deben realizarse de manera simultánea, pero seguir cierto orden ayuda a estructurar el trabajo.