Establecer los objetivos del evento es lo primero

Los objetivos del evento determinan qué queremos conseguir y para qué. Hablamos de la finalidad por la cual vamos a organizar el evento. Antes de empezar a armar el evento, debemos especificar y describir los objetivos.

Estos han de ser reales, alcanzables,  concretos y evaluables. Para una mayor precisión es necesario cuantificarlos (a través de la dimensión del evento, el número de invitados, el presupuesto con el que contamos, etc.). Han de respetar el presupuesto y los recursos disponibles, así como ser realistas con el tiempo disponible para la organización del evento.

Cómo sucede en cualquier proyecto, debe haber objetivos generales y objetivos específicos. Los objetivos generales señalan el fin último del evento y responden a los motivos por los cuáles hemos decidido organizarlo (aumentar las ventas, transmitir conocimiento, posicionar una marca…). Los objetivos específicos indican qué se pretende alcanzar en cada área del evento; es más fácil medirlos y cuantificarlos.

Durante la etapa de establecimiento de los objetivos debemos definir la filosofía y mensajes que se quieren transmitir, ya que van a ser el hilo conductor en la fase de planificación. En este sentido, es importante que toda acción que realicemos esté directamente orientada a la consecución de estos objetivos: no nos podemos desviar, ya que son la columna vertebral de todo evento.

Obviamente, cada tipo de evento tendrá unos objetivos diferentes: 

• Objetivos comunicacionales (posicionamiento de una marca)
• Objetivos comerciales (incremento de las ventas)
• Objetivos sociales (celebración de un hecho)

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