Elegiendo el lugar del evento

¿Dónde vamos a celebrar el evento? ¿En qué país? ¿En qué cuidad? ¿En qué recinto? Presentamos las claves para elegir el lugar que más se adapte a nuestro evento.

El primer paso para seleccionar el lugar del evento es la elección del país y la ciudad -lógicamente, en caso de que sea un evento grande, de carácter internacional, como un congreso o una feria-. Los factores que van a determinar esta decisión son:

·         Características y preferencias del público objetivo al que nos dirigimos.

·         Procedencia geográfica de nuestro público.

·         Cantidad de plazas hoteleras en la ciudad.

·         Disponibilidad de servicios para el asistente: restaurantes, museos, puntos de interés turístico…

·         Cantidad y calidad de los espacios para eventos.

·         Medios de transporte público eficientes.

·         Buen acceso a la ciudad por carretera, tren o avión.

·         Política del país estable y bajo índice de delincuencia ciudadana.

En segundo lugar, debemos valorar las características del recinto donde vamos a alojar el evento. Los aspectos principales que hay que tener en cuenta son los siguientes:

• Capacidad: el principal factor que determina la elección del lugar es el número de asistentes que vamos a acoger. El tamaño de la sala debe ser proporcional al número de asistentes. Una sala que no se ha llenado da la impresión de vacío. Siempre se prepara la sala para un 10-20% de personas menos de los confirmados, lo que se llama porcentaje o índice de caída.
• Número de salas: según el programa, es posible que tengamos que celebrar varios actos simultáneos en el mismo recinto. Debemos determinar el aforo de cada sala según el número de participantes esperados para cada actividad. Muchos de los espacios para eventos disponen de salas modulables que permiten adaptar cada sala al número de asistentes.
• Buena comunicación del lugar: el recinto debe estar cerca del centro de la ciudad y bien comunicado con estaciones y aeropuertos. Es imprescindible esté cerca de los medios de transporte públicos.
• Accesibilidad: el lugar debe contar con los espacios o sistemas básicos para recibir a los invitados, llevar a cabo el proceso de acreditación y control de accesos. Además, debe estar debidamente organizado y señalizado para que el asistente pueda moverse con comodidad. Uno de los estándares de calidad actuales de un lugar de celebración, es la adaptación del lugar y el acceso para discapacitados.
• Disponibilidad: muchas veces nos encontramos con que el espacio que nos interesa ya se encuentra reservado por otra empresa, caso en el que tenemos que decidir si preferimos cambiar de lugar o de fecha.
• Climatización: la calefacción o el aire acondicionado son factores mucho más importantes de lo que imaginamos, ya que un asistente incómodo por la temperatura va a tener una mala experiencia del evento.
• Servicios para el asistente: es conveniente que el lugar disponga de restaurantes, bancos, baños, seguridad, guardarropía, parking…
• Equipamiento y servicios para el evento: gana puntos un espacio que ofrezca servicios técnicos, de telecomunicaciones, catering, seguridad, señalización, personal…
• El tipo de espacio: si se trata de un lugar que ofrece espacios al aire libre, si tiene construcciones e instalaciones fijas, o debemos construir estructuras efímeras. Estos aspectos influyen notablemente en el presupuesto, así como en la libertad que tenemos para transformar el espacio y adaptarlo a nuestras necesidades.
• Presupuesto: obviamente, el presupuesto del que disponemos en un factor determinante en la elección del espacio. Es necesario valorar el precio y los servicios que se incluyen en él, así como las formas y plazos de pago.

Existen diferentes tipos de lugares donde celebrar eventos, como pueden ser: recintos feriales, centros de convenciones, congresos y exposiciones, hoteles, instalaciones deportivas, fincas, restaurantes, discotecas, salas y salones, parques temáticos, auditorios y teatros, y lugares multiespacio.

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