Es el momento de decidir cómo va a ser nuestro evento y cómo lo
vamos a llevar a cabo, es decir, de qué manera vamos a escenificar nuestros
objetivos y con qué recursos lo vamos a hacer. Es la etapa de creatividad en la
que construimos la idea del evento, definiendo su contenido, formato,
escenografía, ambientación…
La idea debe adaptarse a los objetivos del evento, así como al
presupuesto y recursos disponibles. En
base a esto, los aspectos que debemos definir son:
Contenido del evento:
Se trata del diseño del programa, de definir los actos y
contenidos del evento, la temática y formato de las diferentes intervenciones,
así como establecer la secuencia de los diferentes actos.
El formato:
Se ha de definir si va a ser un evento solemne o sencillo,
formal o informal, lúdico, innovador, público o privado, si contará con la
participación del público…
La escenografía:
Se presenta como el conjunto de elementos visuales que componen
el evento, como la decoración, el mobiliario, la ambientación, la iluminación,
el sonido, la vestimenta, las gráficas…
La imagen:
En este sentido hay que definir la imagen corporativa del
evento: los logos, los diseños gráficos, los colores, las imágenes, el formato
de los documentos…
Distribución del espacio:
Consiste en definir la función que cumple cada espacio y cómo
lo vamos a ordenar: dónde vamos a ubicar el escenario, cuál es la entrada
principal, dónde se van a situar las gráficas, si los invitados van a estar de
pié o sentados en sillas en formato teatro, escuela o banquete…
El protocolo:
Hemos de decidir si vamos a protocolizar el evento, lo cual
depende de la naturaleza del mismo, de la presencia de autoridades o invitados
especiales, de las tradiciones y costumbres, o de la imagen que queramos
transmitir. Estas normas protocolarias vienen definidas por la legislación
local, nacional o internacional, o bien por los usos y costumbres del lugar. En
caso de eventos no oficiales, es el organizador quien determina que normas de
protocolo va a aplicar. En este sentido, puede basarse en la normativa oficial,
en la tradición, en la normativa de la empresa…Lo más importante a la hora de
establecer el protocolo, es entender que éste constituye una herramienta de
apoyo a la organización, y nunca debe suponer un inconveniente o un lastre que
nos dificulte el trabajo. EL PROTOCOLO DEBE ADAPTARSE AL EVENTO, NO EL EVENTO
AL PROTOCOLO. El protocolo debe transmitir organización, y nunca debe suponer
una limitación.
Catering:
Debemos decidir si vamos a ofrecer comida o no, así como el
tipo de servicio (cóctel, café, almuerzo…). El catering ha de estar debidamente
justificado porque no siempre es necesario llevarlo a cabo. Puede ofrecerse en
caso de eventos de determinada duración, o en casos en los que se desee que los
invitados interactúen, o como cortesía. Es necesario tener en cuenta los gustos
culinarios de nuestros invitados, sí como posibles alergias. El personal de
servicio siempre ha de conocer los ingredientes de la comida que está sirviendo
para informar a los comensales. No debemos olvidar que el catering es uno de
los aspectos que más influyen en la experiencia del invitado y, por tanto, en
la imagen de calidad del mismo.
Una vez definidas estas variables, que constituyen la fase de
planificación, podemos pasar a la fase de organización, es decir, a la acción:
preparación de documentación, gestión de proveedores, convocatoria, promoción y
comunicación…
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