Los participantes del evento

¿Quiénes participan en un evento? ¿Qué personas debemos tener en cuenta? ¿Qué función cumplen?  En este artículo definimos el QUIÉN, una de las 7 Q´s de los eventos.

En esta fase vamos a identificar y reconocer a los diferentes participantes del evento, puesto que cada uno de ellos tiene un rol diferente en el mismo. Dependiendo del tipo de evento asisten un tipo de participantes u otros, pero en términos generales podemos hacer la siguiente clasificación:

• Organizador o anfitrión: es la persona o entidad que organiza, convoca y promueve el evento.
• Ponentes: son profesionales especialistas en un tema determinado que son invitados al evento para desarrollar el tema y transmitir y compartir conocimientos con los asistentes.
• Participantes especiales: son los específicos de cada evento y su función es primordial para el desarrollo del mismo (homenajeados, moderadores, jurados, maestros de ceremonia, artistas, árbitros, etc.)
• Expositores: son las organizaciones que alquilan un espacio en el evento para tener presencia en el mismo y promocionar su marca, presentar sus productos o servicios, etc.
• Patrocinadores: apoyan económicamente el evento a cambio de su protagonismo y presencia en las actividades, material gráfico, reuniones VIP, etc.
• Colaboradores: son las personas o entidades que apoyan el evento y ayudan en la organización del mismo apoyando la convocatoria, la promoción y difusión, ofreciendo renombre, o aportando algún tipo de prestación o servicio.
• Acompañantes: sin estar relacionados directamente con el evento, acompañan a ponentes, expositores, autoridades o invitados especiales.
• Invitados especiales: son aquellos que, por su profesión, prestigio o reconocimiento, le confieren notoriedad al evento.
• Medios de comunicación: son los periodistas, fotógrafos y cámaras de vídeo. Son fundamentales para la difusión y repercusión del evento.
• El invitado general: es el público objetivo de nuestro evento: se trata de aquellas personas para las que lo hemos organizado, y son de vital importancia para que nuestro evento tenga éxito.

Debemos tener identificar claramente cada tipo de participante y desarrollar las acciones necesarias para conocerlos, informarles y atender sus necesidades.

Cómo determinar el público objetivo del evento

Los objetivos y los mensajes que deseamos transmitir están dirigidos a nuestro público objetivo, el principal actor del evento. El público objetivo es el conjunto de personas que responden a un perfil determinado y a los que interesa la información que transmitimos en  nuestro evento. Podemos realizar una clasificación a partir de los siguientes criterios:

·         Criterios sociodemográficos: género, edad, hábitat, nivel de estudios y rol social.

·         Criterios socioeconómicos: nivel de ingresos, índice de consumo, clase social.

·         Criterios psicográficos: personalidad, estilo de vida y valores.

Además, en la determinación de nuestro público es necesario establecer varias cuestiones:

• Definir el número de asistentes que queremos o podemos recibir.
• Cómo les vamos a invitar.
• Decidir si la asistencia es gratuita o deben pagar una cuota.
• Estudiar sus necesidades: alojamiento, transporte, gustos gastronómicos, discapacidades, etc.
• Establecer los sistemas de ordenación de invitados: decidir si vamos a protocolizar o no los asientos.
• Cómo les vamos a atender en el evento: recibimientos y despedidas, regalos, puntos de información, catering y otros servicios.

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