La organización de eventos suele comenzar con una cierta
sensación de desorientación al no saber por dónde empezar y cómo arrancar. Al
principio, nos encontramos en medio de un mar de ideas que parecen difíciles de
ordenar y encajar.
Sin embargo, es posible organizar y desarrollar estas ideas a
través de una metodología que permita ir definiendo y resolviendo aspectos de
manera ordenada y coordinada. Es difícil establecer una secuencia lineal de las
fases de organización cuando algunas deben realizarse de manera simultánea, pero
seguir cierto orden ayuda a estructurar el trabajo.
Para comenzar armar el esqueleto del evento, esto es,
establecer las bases que lo definen, debemos
responder a una serie de cuestiones iniciales. Se trata de las 7 Q´s, es decir, los siete interrogantes básicos:
qué, por qué, para qué, quién, cuándo, dónde y cómo. Las preguntas que debemos
responder son:
¿Qué tipo de evento
vamos a organizar?
¿Por qué lo vamos a
organizar? ¿Cuáles son las razones que justifican este proyecto?
¿Para qué lo vamos a
organizar? ¿Qué pretendemos conseguir con ello?
¿Quiénes van a
participar? ¿A quién nos vamos a dirigir?
¿Cuándo lo vamos a
celebrar? ¿En qué momento del año y de la semana? ¿Qué días y en qué horario?
¿Dónde lo vamos a hacer?
¿En qué país y ciudad? ¿En qué recinto?
¿Cómo lo vamos a
organizar? ¿Cuál es la idea del evento? ¿Cuál va a ser el contenido del evento?
Las respuestas a estas preguntas nos proporcionarán los pilares
sobre los que se construirá el evento.
El qué
Consiste en elegir el tipo de evento que vamos a organizar
según la naturaleza del mismo: empresarial, institucional, político, militar,
religioso, académico, cultural, social, deportivo, internacional…
El porqué
Se trata de los motivos o razones que nos llevan a decidir
la celebración de un evento. Éste siempre ha de estar formalmente justificado.
El para qué
Es la definición de los objetivos generales y específicos
del evento, es decir, establecer qué queremos conseguir. Se trata de la columna
vertebral del evento, el pilar sobre el cual debe construirse todo el proceso
de organización.
El quién
Consiste en establecer nuestro público objetivo, así como quiénes
son los participantes que van a estar presentes en el evento: los invitados, el
organizador o anfitrión, los ponentes, los participantes especiales
(moderadores, presentadores, artistas…), los expositores, los patrocinadores,
los colaboradores, los acompañantes, los invitados especiales y los medios de
comunicación.
El cuándo
Es la elección de las fechas y horarios del evento, en función
de múltiples factores como la naturaleza del evento, el momento del año y de la
semana, la coincidencia con otros eventos similares o de gran importancia, la
climatología, la duración del evento, la disponibilidad de espacios y salas, las
preferencias y la agenda de los invitados y la disponibilidad de los ponentes e
invitados especiales.
El dónde
Se trata de definir la sede del evento: el país y la ciudad,
en los casos en que corresponda, y el recinto de celebración. Es importante
estudiar el aforo del lugar, el número de salas de que dispone, la buena
accesibilidad y comunicación, la climatización, los servicios que ofrece, el
equipamiento e infraestructura, la disponibilidad en las fechas que nos
interesan y los precios del alquiler.
El cómo
Consiste en construir la idea del evento, es decir, qué
vamos a incluir y cómo vamos a transmitir nuestros mensajes. Hablamos de crear
el programa y los diferentes actos y actividades que se van a celebrar; de
definir el formato: de diseñar la escenografía y ambientación; de establecer la
imagen del evento; de planificar la distribución del espacio; de decidir si
vamos a protocolizar el evento o no; o si vamos a ofrecer catering a nuestros
invitados.
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