En una época en la que la publicidad y las estrategias de marketing deben reinventarse continuamente, la organización de eventos se fortalece como herramienta de comunicación, promoción y posicionamiento.
La organización de eventos, llevada a cabo de forma profesional y eficiente, genera notables beneficios a una empresa o institución.
Habitualmente, la organización de eventos se engloba dentro de
una determinada campaña de comunicación de la organización, de manera que las
diferentes acciones comunicacionales están interrelacionadas.
Pero, ¿cuáles son las razones por las que una organización toma
la decisión de celebrar un evento? ¿Qué hace de la organización de eventos una
adecuada estrategia de comunicación? ¿Por qué invierten las empresas e
instituciones en un evento?
- Son un medio para comunicarnos de forma directa con nuestros públicos. En un evento, podemos aprovechar la ventaja de la comunicación cara a cara, lo que fomenta y fortalece las relaciones.
- Proporcionan un ambiente más distendido para comunicarnos con nuestros clientes, proveedores o empleados.
- Generan nuevos contactos que pueden abrir nuevos mercados, atraer inversiones, o convertirse en ventas.
- Permiten conocer y segmentar a nuestro público: saber quiénes son, de donde vienen, cuáles son sus intereses…
- Genera muchas oportunidades de comunicación antes, durante y después del evento, a través de diversas herramientas.
- Permiten escenificar nuestros mensajes, enriqueciendo la comunicación con nuestros públicos.
- Ofrecen una posibilidad de diferenciación frente a la competencia.
- Son una eficaz herramienta para lograr la atención hacia un producto u organización, ya que el público se muestra más perceptivo que con otras herramientas de comunicación de las empresas, de las que a veces se huye.
- Son una herramienta capaz de transmitir emociones, por lo que va a ser más fácil transmitir nuestros mensajes y valores.
- Generan una experiencia vital en el público, lo que contribuye a posicionar nuestra marca.
- Permiten reforzar las relaciones con los medios de comunicación, que son los encargados de dar a conocer nuestro evento a la sociedad.
- Reciben apoyo institucional, lo que ayuda a posicionar o reforzar nuestra imagen y conseguir más repercusión social y mediática.
Para sacar el máximo partido de las posibilidades que ofrece un
evento y no obtener el efecto contrario, el proceso de organización ha de estar
debidamente planificado y ejecutado. Si el evento fracasa o presenta fallos
visibles, sentará un mal precedente de nuestra empresa y creará una mala imagen
en la mente de nuestro público que difícilmente borrará.
Por este motivo, antes de comenzar a organizar un evento,
debemos preguntarnos poseemos los recursos, el conocimiento y el tiempo
necesario para conseguir el éxito.
En este sentido, ¿qué se necesita para llevar a cabo una
correcta organización del evento?
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