Cuándo celebrar un evento: la fecha y el horario

La celebración de un evento en la fecha y horario adecuados es un factor clave en el índice de asistencia y, por tanto, del éxito del evento.

La naturaleza del evento condicionara la fecha y hora del mismo. Si se trata de un evento profesional será mejor celebrarlo entre semana, ya que nadie desea asistir a un evento relacionado con su trabajo durante el fin de semana. Sin embargo, si se trata de un evento social o cultural, será mejor celebrarlo durante el tiempo libre de nuestro público.

Ya sean eventos de una naturaleza u otra, es mejor evitar que se celebren durante el periodo vacacional, por lo que es probable que nuestro público se encuentre de viaje fuera de la ciudad.

En cuanto al momento de la semana, los días más convenientes de celebración de los eventos profesionales son los jueves, miércoles y martes, en el orden citado. La gente está más predispuesta a asistir a los eventos los últimos días de la semana, aunque los viernes no suelen ser buena opción ya que se suelen emplear para realizar el cierre de la semana en la oficina. Los lunes son el inicio de la misma, y se utilizan para ponerse al día y organizar el trabajo.

Por otro lado, es necesario tener en cuenta la celebración de otros eventos del mismo sector o temática; debemos evitar la coincidencia de nuestro evento con los mismos, ya que nos arriesgaríamos a perder público asistente. También, hay que evitar celebrar nuestro evento en las fechas de eventos de gran interés como grandes acontecimientos sociales o políticos, efemérides, fiestas religiosas, nacionales o regionales; grandes competiciones o festivos.

Además, es recomendable estudiar los antecedentes: investigar otros eventos anteriores de la misma temática para conocer en qué fechas se celebraron. Si el evento va a contar con varias ediciones, es aconsejable celebrarlo siempre en la misma época, preferiblemente dentro de la misma quincena.

Asimismo, existen otros factores determinantes en la elección de la fecha y el horario del evento:

·         Climatología: debemos evitar los días de excesivo frío, lluvia y nieve. Es recomendable consultar el pronóstico del tiempo, o bien averiguar qué condiciones climatológicas hubo en las mismas fechas de años pasados.

·         Duración: depende del tipo de evento, el contenido y formato. También, si se espera una gran participación, se puede alargar la duración del mismo. Sin embargo, si la asistencia no va a ser muy concurrida, podemos reducir el número de días u horas para concentrar a los asistentes, siempre en caso de que el programa nos lo permita.

·         Disponibilidad de espacios en las fechas escogidas. Es bueno disponer de varias opciones de fechas que podamos proponer al recinto donde queremos celebrar el evento. A veces, los precios de alquiler también varían en función de la fecha, la época del año o el horario.

·         Horarios de nuestro público objetivo: debemos asegurarnos de que puedan conciliar su agenda con la asistencia al evento.

·         Disponibilidad de los ponentes, patrocinadores o invitados especiales: para asegurar su presencia, debemos cuadrar nuestras fechas con su agenda.

Para finalizar, debemos procurar centrarnos en nuestro público objetivo y averiguar en sus preferencias de fecha y horarios. Sin embargo, aunque nuestros invitados sean la clave de esta cuestión, no debemos olvidar que necesitamos un intervalo suficiente de tiempo para preparar el evento.

¿Te ha gustado esta publicación? Deja tu comentario o compártela con tus seguidores utilizado los botones sociales. ¡Gracias!