Cómo organizar una rueda de prensa

La rueda de prensa es una buena herramienta de comunicación que nos sirve para transmitir un mensaje a nuestros públicos objetivos, siempre que éste sea de interés y tenga un valor informativo.

10 pasos para planificar una rueda de prensa

1. Establecer los objetivos de la rueda de prensa, es decir, qué es lo que queremos conseguir con este acto. En este primer momento, debemos preguntarnos si es realmente necesario organizar una rueda de prensa, o si es mejor optar por otras herramientas de comunicación.
2. Definir el mensaje que vamos a transmitir. La información que ofrezcamos debe estar directamente relacionada con nuestra empresa o institución. Debe ser un mensaje claro y directo que tenga valor de noticia para la sociedad.
3. Definir el momento adecuado para hacer público ese mensaje. En este sentido debemos decidir si estamos pasando por un contexto social, político o económico que nos favorezca. También es necesario conocer la situación de la competencia y del mercado para elegir el mejor momento.
4. Concretar la fecha y hora del evento. Para ello es necesario estudiar las previsiones de las agendas para ese día y tratar que nuestro acto no coincida con otros de similar temática. La mañana es el horario usual para celebrar las ruedas de prensa.
5. Elegir un lugar adecuado, céntrico y accesible para los periodistas. Es importante tener en cuenta las características técnicas y la distribución de la sala.
6. Realizar una selección de medios objetivo de nuestro evento, es decir, aquellos que puedan tener interés en las informaciones que vamos a ofrecer.
7. Confección y envío de la convocatoria de prensa a nuestro listado de medios objetivo. La convocatoria de prensa ha de ser breve, clara y directa.
8. Seguimiento de la confirmación de asistencia y elaboración de acreditaciones.
9. Preparar la documentación que se va a entregar a los medios de comunicación en la rueda de prensa: nota de prensa, dossier de prensa, CD o DVD…
10. Confeccionar el argumentario para los oradores. Éste es un documento guía que contiene los principales mensajes a transmitir, así como una serie de posibles preguntas que prevemos que puedan hacer los periodistas, con sus correspondientes respuestas que se ajustan estrechamente a los mensajes informativos que queremos transmitir.

Algunas consideraciones a tener en cuenta a la hora de organizar una rueda de prensa:

• Los interlocutores de la rueda de prensa deben estar directamente relacionados con el hecho informativo. No debe transmitir el mensaje una persona ajena a la empresa o institución.
• Es conveniente aportar cifras y datos novedosos y cuantificables.
• El tiempo de duración de la comparecencia debe ser entre 20 y 30 minutos. Tras ello, se abrirá un turno de preguntas para los periodistas, que deberá estar conducido por un moderador.
• Debemos entregar el dossier informativo a los medios asistentes, y enviarlo por correo electrónico a aquellos que no hayan podido asistir.

Tras la rueda de prensa, debemos hacer un monitoreo de los medios de comunicación, durante al menos una semana,  para verificar la información publicada.

Referencias:

- Zala Martínez, Diego. Tipos de eventos informativos. La comunicación en los eventos. Madrid: EDICIONES PROTOCOLO, 2008. ISBN 978-84-95789-30-3

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